Open space czy zamknięte biura – co lepsze dla zespołu?

Sposób organizacji przestrzeni biurowej może mieć ogromny wpływ na efektywność zespołu, atmosferę w pracy i codzienny komfort pracowników. Przez lata wiele firm eksperymentowało z układem biur – od klasycznych, zamykanych pokoi po modne open space’y, które miały sprzyjać współpracy i otwartej komunikacji.

Z czasem coraz więcej firm zaczęło dostrzegać, że zarówno open space’y, jak i zamknięte biura mogą przynosić realne korzyści – pod warunkiem, że są odpowiednio dopasowane do potrzeb zespołu. To, które rozwiązanie sprawdzi się najlepiej, zależy od wielu czynników, takich jak charakter pracy, styl komunikacji czy kultura organizacyjna. Właśnie dlatego coraz częściej stawia się na elastyczne podejście i świadome projektowanie przestrzeni.

Mam na imię Kinga i sama na co dzień pracuję w biurze – dlatego doskonale rozumiem, jak ważna jest przestrzeń, która sprzyja skupieniu i dobrej atmosferze.

Czym właściwie są open space i zamknięte biura?

Open space to otwarta przestrzeń biurowa, w której wiele osób pracuje w jednym dużym pomieszczeniu. Biurka są zwykle ustawione obok siebie, bez fizycznych barier. Takie rozwiązanie jest popularne szczególnie w startupach i agencjach kreatywnych.

Z kolei zamknięte biura to klasyczny model, gdzie pracownicy mają swoje własne pokoje lub dzielą przestrzeń z niewielką liczbą osób. Spotykamy je częściej w większych korporacjach, kancelariach prawnych czy instytucjach finansowych.

Zalety i wady open space:

Zalety:

lepszy przepływ informacji i łatwiejsza komunikacja między członkami zespołu
większa integracja i poczucie wspólnoty
elastyczność aranżacyjna – łatwo przestawić biurka, reorganizować zespół

Wady:

zwiększone ryzyko konfliktów lub frustracji, gdy przestrzeń jest źle zaprojektowana
wysoki poziom hałasu i trudności z koncentracją
brak prywatności – zarówno w rozmowach, jak i w pracy wymagającej skupienia

Zalety i wady zamkniętych biur:

Zalety:

spokój i większy komfort psychiczny – łatwiej się skupić na zadaniach
większa prywatność – przydatna np. podczas rozmów telefonicznych czy spotkań 1:1
mniejsze ryzyko rozpraszaczy, co sprzyja pracy

Wady:

trudniejsza spontaniczna współpraca i wymiana pomysłów
ograniczony kontakt z innymi członkami zespołu – komunikacja może się pogorszyć
potencjalna izolacja – szczególnie w zespołach zdalnych lub hybrydowych

Co mówią badania?

Badania pokazują, że open space może zwiększać poziom stresu i zmniejszać satysfakcję z pracy, jeśli nie jest dobrze zaprojektowany. Pracownicy często skarżą się na hałas, brak prywatności i trudności z koncentracją, co przekłada się na spadek produktywności, a nawet wypalenie zawodowe. Z drugiej strony, zamknięte biura zapewniają spokój i ułatwiają skupienie, szczególnie przy pracy wymagającej dużej koncentracji. Jednak ich minusem może być ograniczony kontakt między współpracownikami, mniejsza spontaniczność i trudniejszy przepływ informacji.

W praktyce wiele firm dochodzi do wniosku, że żadne z tych rozwiązań nie jest idealne w czystej formie. Dlatego coraz częściej stawia się na model hybrydowy – biura projektowane tak, by łączyć różne strefy: otwarte przestrzenie do współpracy, ciche miejsca do pracy w skupieniu oraz prywatne pomieszczenia do spotkań czy rozmów telefonicznych. Taki układ daje zespołom większą elastyczność i pozwala lepiej dopasować środowisko pracy do zróżnicowanych potrzeb pracowników.

Jeśli temat Cię interesuje, polecam artykuł „The Open-Office Trap” w The New Yorker. Autor trafnie pokazuje, dlaczego open space nie zawsze działa tak, jak zakładano.

Co lepsze dla zespołu? To zależy…

Nie ma jednej, uniwersalnej odpowiedzi. Idealne środowisko pracy zależy od wielu czynników:

charakteru pracy – czy zespół pracuje nad kreatywnymi projektami, czy wykonuje zadania wymagające skupienia?
osobowości członków zespołu – czy są ekstrawertyczni i otwarci, czy raczej cenią sobie spokój?
kultury organizacyjnej – jak firma wspiera współpracę, jak zarządza przestrzenią?

Warto też pamiętać, że nawet w jednej firmie różne zespoły mogą mieć odmienne potrzeby – nie ma sensu narzucać wszystkim jednego rozwiązania. Elastyczność i wsłuchiwanie się w głos pracowników to klucz do stworzenia przestrzeni, która faktycznie wspiera efektywną i komfortową pracę.

Praktyczne wskazówki dla firm

Aby stworzyć przestrzeń, która realnie wspiera zespół, nie wystarczy wybrać jednego modelu. Kluczowe jest podejście elastyczne, oparte na obserwacji i rozmowie z pracownikami. Oto kilka praktycznych kroków, które mogą pomóc w zaprojektowaniu biura dostosowanego do różnych potrzeb:

zapytaj zespół, czego potrzebuje – czasem prosta ankieta może dać dużo wiedzy
rozważ podział przestrzeni na strefy – ciche do pracy w skupieniu i wspólne do współpracy
zainwestuj w rozwiązania poprawiające komfort, np. panele akustyczne, kabiny do rozmów, słuchawki wygłuszające

Jak poprawić komfort pracy w open space?

Jeśli firma korzysta z otwartej przestrzeni biurowej, warto zadbać o rozwiązania, które zniwelują jej największe wady – zwłaszcza hałas i brak prywatności. Pomocne mogą być:

panele akustyczne na ścianach i sufitach,
maty wygłuszające pod biurka i wykładziny tłumiące dźwięk,
przegrody między stanowiskami, które choć częściowe, dają poczucie większej prywatności,
kabiny akustyczne do prowadzenia rozmów telefonicznych lub wideokonferencji,
strefy ciszy – wyznaczone miejsca, gdzie obowiązuje zasada minimalnego hałasu,
słuchawki z aktywną redukcją szumów (ANC), udostępniane przez firmę osobom, które potrzebują większego skupienia.

Dzięki takim udogodnieniom open space może być znacznie bardziej komfortowy i funkcjonalny – nawet dla tych, którzy na co dzień preferują spokojniejsze środowisko pracy.

Podsumowanie:

Nie ma jednej właściwej odpowiedzi na pytanie, która przestrzeń biurowa jest lepsza – open space czy zamknięte biura. Każde z tych rozwiązań ma swoje mocne i słabe strony. Open space sprzyja szybkiej komunikacji i integracji zespołu, ale może też prowadzić do hałasu i braku skupienia. Zamknięte biura zapewniają spokój i prywatność, jednak mogą ograniczać spontaniczną współpracę i poczucie zespołowości.

W praktyce najczęściej sprawdza się model hybrydowy, który łączy elementy obu podejść – elastyczne strefy do pracy zespołowej i ciche przestrzenie do zadań wymagających koncentracji. Kluczem jest dostosowanie biura do specyfiki pracy, osobowości zespołu i kultury organizacyjnej. Co więcej, warto po prostu pytać pracowników o ich potrzeby – to oni najlepiej wiedzą, w jakim środowisku pracują najefektywniej.

Ostatecznie, najlepsze biuro to takie, które wspiera ludzi – nie odwrotnie.

Sprawdż nasze ostatnie realizacje dla przestrzeni open space: